Descripción de puestos y Perfil de Puestos

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¿Qué son el perfil y la descripción de puestos?

La descripción de puesto es simplemente un documento en el que se enlistan los objetivos y las funciones del puesto, así como el entorno social y las dimensiones que influyen o afectan a dicho puesto. La descripción de puesto es un documento que consiste en definir los objetivos y funciones que lo conforman y que lo diferencian de otros puestos de la organización. En este documento se detalla lo que idealmente debe hacer el ocupante del puesto, no necesariamente lo que hace, así como la frecuencia en que lo hace, cómo lo hace y para que lo hace.

Por otro lado, el perfil de puesto es un documento en el que se describe de manera precisa las características y rasgos de personalidad, competencias laborales, experiencia, preparación académica, conocimientos y condiciones de trabajo que el ocupante de un puesto debe tener para poder cumplir con las expectativas descritas en la descripción de puesto.

Hay autores que sustentan que un puesto es la unidad básica de las organizaciones. Es decir, un área o departamento consiste en un conjunto de puestos, y la suma de todas las áreas o departamentos conforman a la organización. Con base en este concepto, en teoría, y si las descripciones de puestos están hechas de manera correcta, la suma de las descripciones de cada puesto de la empresa nos llevaría a tener la descripción de los objetivos de la organización.

Este concepto es fundamental, porque nos permite sugerir un camino inverso para la definición y la descripción de puestos. Esto es, si partimos de la misión, visión y objetivos de la organización, podríamos definir la descripción de puesto del director general, y a partir de aquí desarrollar la descripción de puesto de cada unos de sus reportes directos, y así sucesivamamente hasta el último empleado.

Adicionalmente, es importante mencionar que la descripción de puestos es muy confundida con el perfil de puestos o con el análisis de puestos, inclusive para algunos "expertos". Pero por puro sentido común, la descripción enuncia lo que se espera que el ocupante de un puesto realize en términos de actividades y resultados. Y por el contrario, el perfil de puesto establece o "perfila" las características de personalidad, las competencias laborales, la experiencia, la formación, e inclusive las condiciones de trabajo que el ocupante del puesto deberá idealmente de tener. El análisis de puestos es un estudio que se realiza para identificar los objetivos y las funciones que realmente se llevan a cabo por los ocupantes de un puesto específico, así como las competencias laborales que tienen estos ocupantes, y su resultado es una descripción y un perfil de puestos.

La importancia de hacer bien el perfil y la descripción de puestos.

Muchos empresarios nos han comentado que ellos no requieren tener descripciones de puestos, dado que todos sus colaboradores saben lo que deben hacer. Desde un punto de vista superficial, podemos decir que la mayoría de los trabajadores siempre saben lo que deben hacer, conocen la rutina de su trabajo... pero lo importante no es eso, sino debemos preguntarnos: ¿Lo que hacen mis empleados es lo que deberían de hacer? ¿aporta valor a la organización? Si no se hicieran algunas de esas tareas ¿la empresa obtendría los mismos resultados? ¿mejores? ¿peores? De aquí la importancia de realizar un análisis de puestos para obtener las descripciones y los perfiles de puestos que realmente necesita la empresa y luego buscar a las personas ideales para cubrir dichos puestos. Suena fácil, pero es mucho trabajo.

El desarrollar correctamente tanto un perfil como una descripción de puestos ha sido tradicionalmente una labor empírica y, en el mejor de los casos, con la ayuda de consultores expertos, aunque generalmente tanto la descripción como el perfil de puestos son hechos por el jefe inmediato del puesto, quien muchas veces no tiene la capacitación adecuada para hacerlo correctamente.

Lo primero que requerimos tener una idea clara y precisa de los conceptos que manejaremos. Por ejemplo, alguien puede suponer que el perfil de puesto de un gerente de ventas requiere de liderazgo, pero ¿qué es liderazgo? Existen muchas conductas observables en un líder y muchos tipos diferentes de liderazgo, por lo que es importante definir que es liderazgo antes de considerarlo como una característica de personalidad.

Por todo lo anterior, vemos que es evidente que si estos documentos no están hechos correctamente podrán suceder cosas como que el personal que contratemos no sea el adecuado para lo que realmente necesitamos; o que el personal con que ya contamos no esté haciendo las tareas que aportan mayor valor a la organización. En cualquiera de los casos, es una situación negativa para la empresa.

¿El tener bien hechos el perfil y la descripción de puestos me asegura una mayor productividad?

En términos estrictos, por si solos estos documentos no aseguran nada, porque los puedes tener archivados en un cajón sin que nadie los conozca. Por esto, hay que entender que son documentos vivos y de uso frecuente. Esto es, todos y cada uno de los empleados deberán estudiar, no simplemente leer, sino estudiar su descripción de puestos para conocer a detalle lo que se espera de ellos en términos generales.

Ahora bien, este proceso se tiene que completar con la definición de objetivos a cumplir por cada persona en el año en curso y luego evaluar los resultados en la revisión de desempeño. Haciendo esto, entonces si te garantizamos que tu productividad se va a incrementar. Pero como puedes ver, esto requiere mucho trabajo.

Como podemos darnos cuenta, este es un proceso secuencial que comienza con la planeación estratégica de la empresa, pasando por el diseño de la estructura organizacional, la elaboración de perfiles y descripciones de puesto, la definición de objetivos de cada empleado y culmina con la evaluación de resultados, para luego comenzar el ciclo nuevamente, haciendo los ajustes pertinentes.

¿Es caro llevar cabo el desarrollo de este ciclo?

En realidad no es caro en cuanto a inversión monetaria, pues lo puedes hacer tu mismo, pero si hay que invertir tiempo de calidad en el proceso.

De todo el ciclo, la parte más tediosa y complicada es el desarollo d los perfiles y las descripciones de puestos. Por esto hemos desarrollado un sistema de distribución gratuita llamado SIE-Paris5© con el que podrás facilitar de manera significativa esta tarea. ¡Conoce el sistema ya! ¡Descárgalo aquí!

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